Học Office

Cách định dạng, mua vùng in trong Excel, xem trước lúc in trong Excel

Áp dụng cho Excel 20007, 2010, 2013 và 2016 ….

Như những bạn đã biết, để học và làm việc được tốt với môn Excel thì ngoài việc phải học rất nhiều những công thức, những thủ thuật và mẹo nhỏ ra.. thì chúng ta còn phải thường xuyên sử dụng nó để tăng kỹ năng cũng như thử khám phá trong việc xử lý file Excel. Mình thấy mang một kỹ năng rất cơ bản trong Excel đó là xử lý file tài liệu Excel trước lúc in ấn, nhưng mà nhiều bạn đang học Excel vẫn chưa nắm được, nhất là đối với mấy bạn mới làm quen với Excel và những bạn đang tự học Excel.

Mà mình nghĩ ko chỉ những bạn mới ko đâu, ngay cả những bạn làm việc nhiều với Excel cũng chưa kiên cố đã biết cách để xử lý file Excel trước lúc in hoặc là biết nhưng chưa chuẩn xác. Chính vì thế trong bài viết này mình sẽ chia sẻ với những bạn cách chỉnh sửa, mua vùng in trong file Excel và định dạng file Excel chuẩn nhất trước lúc in ấn. Để tránh những sai sót và tăng tính giỏi trong làm việc của bạn.

Đọc thêm:

một/ Lấy lại công cụ xem file Excel trước lúc in (Print Preview)

Trong những phiên bản Excel 2007 trở lên thì thì icon tính năng Print Privew mặc định bị ẩn đi chứ ko như phiên bản Excel 2003. Do vậy chúng ta sẽ thực hiện đưa biểu tượng này ra ngoài bằng cách:

Thực hiện: Tại thanh Quick Access bạn click chuột vào hình tam giác xổ xuống để mở Quick Access Toolbar => tích mua tính năng Print Preview and Print để thêm nó vào thanh Quick Access.

Tips hay: Ngoài cách sử dụng icon Print Preview ra thì bạn mang thể sử dụng nhanh tổ hợp phím Ctrl + F2 để xem văn bản trước lúc in ấn nhé => sau đó nhấn Close Print Preview để tắt tính năng này.

chon-vung-in-trong-excel (3)

2/ Thao tác xử lý văn bản trước lúc in ấn

+ Bước một: Trước tiên bạn hãy bật file Excel mà bạn đang muốn in ấn ra (tức là file Excel mới được đánh máy chưa qua chỉnh sửa định dạng gì cả).  Ví dụ mình mang file Excel vừa được soạn thảo như thế này:

Xem Thêm:  [Tuts] Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ nhiệt kế trong Excel đơn thuần nhất

chon-vung-in-trong-excel (2)

Bạn chuyển qua tab Page Layout để chúng ta thiết lập một chút.

chon-vung-in-trong-excel (1)

+ Bước 2: hiện tại bạn hãy bôi đen toàn bộ vùng mà bạn muốn in => rồi click mua Print Area => mua tiếp Set Print Area để mua vùng mà bạn muốn in của file Excel.

chon-vung-in-trong-excel (7)

+ Bước 3: Như những bạn thây ở hình bên trên, chúng ta nên tạo khung cho vùng nội dung, còn vùng ký tên và ngày tháng năm thì ko cần thiết. Việc này sẽ giúp file Excel mang bố cục đẹp và giỏi hơn.

Thực hiện:

Bôi đen vùng nội dung (vùng mà bạn muốn tạo khung) => rồi click chuột phải vào vùng mà bạn vừa bôi đen => mua Format Cells… như hình bên dưới.

chon-vung-in-trong-excel (8)

Tiếp theo bạn chuyển qua tab Border => click Outline => click tiếp Inside và nhấn OK để tạo khung hình ô cho Excel.

Chỗ này thì bạn mang thể chỉnh theo ý bạn cho phù hợp với văn bản cần in nhé !

chon-vung-in-trong-excel (9)

+ Bước 4: Bạn mua Size và mua khổ giấy của máy in mà bạn định in bản Excel.

chon-vung-in-trong-excel (6)

+ Bước 5: Tiếp theo mua Orientation rồi mua kiểu in:

  • Landscape: Nếu như bạn muốn in dọc trang giấy.
  • Portrait: Nếu như bạn muốn in ngang trang giấy.

Tùy vào nhu cầu của bạn để lựa mua cho phù hợp cũng như ý định in của bạn nhé.

chon-vung-in-trong-excel (5)

+ Bước 6: Click vào Margins để mua căn lề cho bản in, hoặc mua Custom Margins để tuỳ chỉnh lề giấy cho bản in.

Xem Thêm:  Cách giãn dòng trong Word & giãn đoạn trong Word chuẩn nhất

chon-vung-in-trong-excel (4)

Và tiếp theo bạn mang thể sử dụng tính năng xem trước lúc in (Print Privew)  hoặc nhấn Ctrl + F2 để xem trước bản in của mình ra giấy sẽ ra sao.

chon-vung-in-trong-excel (10)

Hình ảnh xem trước file in. Đây là hình ảnh file Excel sau lúc bạn in ra giấy.

chon-vung-in-trong-excel (11)

mang một bất cập nhỏ là vùng tiêu đề, phụ lục sẽ chỉ xuất hiện ở trang thứ 1 như mặc định File chứ ko xuất hiện ở tất cả những trang (nếu file Excel mang nội dung dài), vậy chúng ta còn một quy trình nữa để hoàn thiện trước lúc mang ra in ấn.

3/ Cách in Tiêu đề, Phụ lục.. cho tất cả những trang Excel

+ Bước một: Bạn hãy mua tab Page Layout => mua tiếp Print Titles.

chon-vung-in-trong-excel (12)

+ Bước 2: Trong cửa sổ Page Setup bạn mua Sheet => và click vào ô Rows to repeat at top như hình bên dưới.

chon-vung-in-trong-excel (13)

+ Bước 3: Sau đó bạn rê chuột mua những ô phụ lục ( hoặc tiêu đề) bạn muốn xuất hiện ở đầu mỗi trang Excel => rồi nhấn Enter.

chon-vung-in-trong-excel (14)

+ Bước 4: Tiếp theo bạn mua OK để hoàn tất việc thiết lập.

chon-vung-in-trong-excel (15)

4/ Căn chỉnh ô, lề giấy ngang, dọc trước lúc in ấn file Excel

+ Bước một: Bạn click chuột vào biểu tương kính lúp để xem trước file Excel lúc in.

chon-vung-in-trong-excel (10)

Sau đó bạn hãy mua nút căn lề giấy ở góc cuối, bên phải màn hình để căn chỉnh những ô cho phù hợp và đẹp mắt (nói chung là làm thế nào để bạn ứng ý nhất) => rồi click lại vào ô căn chỉnh đó để hoàn tất.

Note: Trên Excel 2007 thì muốn sử dụng tính năng căn chỉnh này thì sau lúc nhấn Ctrl + F2 để sử dụng tính năng Print Privew => bạn hãy tích vào ô Show Margins để chỉnh sửa nhé. Sau lúc chỉnh sửa xong thì bỏ mua để hoàn tất.

tới đây bạn sẽ thấy một File Excel được căn chỉnh đẹp mắt và những tiêu đề phụ lục được đặt ở mỗi trang như trang số một của bạn.

Xem Thêm:  [EXCEL CƠ BẢN] Tìm hiểu về những kiểu dữ liệu trong Excel

chon-vung-in-trong-excel (16)

Và đây là kết quả sau lúc mình đã định dạng và căn chỉnh xong ! ko tồi phải ko nào.

chon-vung-in-trong-excel (17)

+ Bước 2: hiện tại bạn chỉ việc nhấn vào File => mua Print hoặc là sử dụng tổ hợp phím Ctrl + P để thực hiện in ấn. Tại đây bạn thiết lập như sau:

  • (một) Name: mua máy in mà bạn muốn sử dụng.
  • (2) Print range: mua All nếu như bạn muốn in tất cả những trang, hoặc tích vào Page(s) rồi nhập số trang mà bạn muốn in (từ … tới …)
  • (3) Copies: Số bản mà bạn muốn in.
  • (4) Nhấn OK để thực hiện in.

dih-dang-file-excel-truoc-khi-in

Lời kết

Ok như vậy là mình đã hướng dẫn rất chi tiết cho những bạn cách định dạng file Excel, căn lề, chỉnh sửa  và mua vùng in trong Excel rồi nhé. Đây là những kiến thức cơ bản mà bạn NÊN BIẾT nếu muốn làm việc với Excel được hiệu quả.

Hi vọng những thủ thuật nhỏ này sẽ giúp ích cho những bạn. Chúc những bạn thành công !

cùng tác viên: Lương Trung

Note: Bài viết này hữu ích với bạn chứ? Đừng quên giới thiệu thông tin bài viết, like và chia sẻ cho bạn bè và người thân của bạn nhé !

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Back to top button