Cách soạn thảo văn bản theo đúng chuẩn trên Word, cực hay !

by admin

Bạn đã biết cách để soạn thảo văn bản theo đúng chuẩn văn bản hành chính chưa?

Trong bài viết này blogchiasekienthuc.com sẽ giúp bạn căn chỉnh, soạn thảo văn bản để hoàn thành với những nhu cầu đề ra và văn bản của bạn sẽ trở nên đẹp và dễ nhìn hơn, phục vụ cho việc in ấn dễ dàng.

Đối với những bộ Office mới như Word 2007/ 2010/ 2013 hoặc những phiên bản mới hơn thì giao diện đã đổi mới hoàn toàn, nó cung cấp một kho chỉnh sửa phong phú.

Trên thực tế thì thanh Ribbon với rất nhiều công dụng và chức năng nhưng bạn ko cần thiết phải nhớ hết chúng.

Bởi trên những văn bản soạn thảo thông thường bạn ko cần thiết phải sử dụng tất cả công cụ này mà thay vào đó những bạn cần nhớ công dụng của chúng như sau:

cách soạn thảo văn bản chuẩn nhất 1

  1. Home: Giúp bạn tùy chỉnh Fonts chữ, cỡ chữ, căn lề
  2. Insert: Chèn bảng biểu, hình ảnh và đồ thị.
  3. Page Layot: Tùy chỉnh lề, hướng giấy, bố cục văn bản.
  4. Resfrences: Chèn mục lục, tiêu đề bảng biểu, đồ thị.
  5. Maillings: tư vấn trộn tài liệu.
  6. Review: Chỉnh sửa cũng như comments trên tài liệu.
  7. View: Tùy chỉnh cách hiển thị vùng soạn thảo.

I. Hướng dẫn soạn thảo văn bản theo quy chuẩn

+ Bước một: thứ nhất bạn cần phải với một bộ gõ Tiếng Việt (Sử dụng Unikey là lựa tìm số một). Thông thường chúng ta sẽ sử dụng bảng mã Unicode và kiểu gõ Telex bởi nó rất phổ biến và ít xảy ra lỗi Fonts.

Note: Nếu máy tính bạn thiếu Font chữ thì bạn với thể tải bộ Font chữ đầy đủ cho máy tính tính nhé.

+ Bước 2: Bạn mở Microsoft Word ra và chỉnh lại đơn vị tính, thông thường văn bản sẽ mặc định đơn vị đo là inches giờ chúng ta sẽ chuyển nó về đơn vị centimeters (cm)

Cách làm như sau:

Xem Thêm:  Cách chia cột trong Word, và những mẹo thao tác với cột trong Word

Mình thực hiện trên Word 2007 thì như thế này nhé, còn những phiên bản khác cũng tương tự.

Trên phiên bản Word 2010, 2013, 2016 hoặc những bản mới hơn bạn nhấn vào File => tìm Options nhé.

Thực hiện: Nhấn vào biểu tượng Office => tìm Word Options

cách soạn thảo văn bản chuẩn nhất 2

Tiếp theo tìm Tab Advanced => kéo xuống mục Dispay và tìm đơn vị là Centimeters => nhấn OK để lưu lại.

cách soạn thảo văn bản chuẩn nhất 3

+ Bước 3: Chỉnh lại khổ giấy !

*** Hướng dẫn thực hiện trên Word 2007

ngay bây giờ chúng ta sẽ căn lề cho văn bản, những bạn vào Page Layout => tìm Custom Margins

cách soạn thảo văn bản chuẩn nhất 4

Tiếp theo chúng ta sẽ sử dụng “tiêu chuẩn vàng”  đó là 2 – 2 – 3 – 2 theo thứ tự trên – dưới – trái – phải. Ngoài ra bạn với thể tìm hướng giấy cho văn bản của mình.

  • Portrait: Trình bày theo chiều dọc của giấy.
  • Landscpe: Trình bày theo chiều ngang của giấy.

cách soạn thảo văn bản chuẩn nhất 5

Tiếp theo, cũng tại hộ thoại trên bạn chuyển qua tab Paper để lựa tìm khổ giấy, với rất nhiều kiể lựa tìm như A4, Latter, Ladger… trong phần Paper size. Với đa số những máy in sử dụng tại châu á thì chúng ta sử dụng cỡ A4 cho cỡ thông thường.

*** Hướng dẫn trên Word 2013, 2016, 2019…..

Thực ra thì cũng tương tự thôi, bạn vào menu Layout => tìm Size => tìm khổ giấy là A4 => và vào More Paper Sizes... để mở hộp thoại Page Setup và thiết lập tương tự như bên trên.

cach-soan-thao-van-ban-hanh-chinh-1

+ Bước 4: Lựa tìm Fonts chữ và cỡ chữ: Kiểu chữ chuẩn là Times new Roman và cỡ chữ những bạn để 13 hoặc 14.

cach-soan-thao-van-ban-hanh-chinh-2

+ Bước 5: Sau đó bạn tiến hành soạn thảo văn bản, sau lúc soạn thảo văn bản xong bạn nhấn Ctrl + A để giãn cách dòng cho toàn bộ văn bản.

Xem Thêm:  Bộ ứng dụng văn phòng miễn phí trên Windows

Thực hiện:

Nhấn Ctrl + A để bôi đen toàn bộ văn bản => tìm biểu tượng giãn cách dòng như trong hình và tìm Line Spacing Options..

cách soạn thảo văn bản chuẩn nhất 6

Sau đó tìm giãn cách dòng là một,5 nhé.

cách soạn thảo văn bản chuẩn nhất 7

+ Bước 6: những bạn đừng quên căn đều 2 bên nha.

Bạn bôi đen văn bản rồi tìm tính năng căn đều 2 bên lề là xong. Rất đơn thuần vậy thôi ?

cach-soan-thao-van-ban-hanh-chinh-3

+ Bước 7: Cuối cùng bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu lại. Hoặc vào File => tìm Save hoặc Save as để lưu lại.

II. Một số những hiểu biết để soạn thảo văn bản giỏi hơn

Để soạn thảo được một văn bản chuẩn, nội dung hấp dẫn và giỏi thì bạn hãy tham khảo qua một số nguyên tắc lúc trình bày như sau:

một/ tìm phông chữ phù hợp với từng ngữ cảnh: Trước lúc bắt đầu đọc một văn bản thì người ta sẽ liếc qua một chút về hình thức trước. Font chữ mà bạn để cẩu thả, chỗ to, chỗ nhỏ thì sẽ bị mất ấn tượng ngay từ loại nhiều thứ nhất rồi. Chưa cần biết nội dung bên trong ra sao !

2/ Tập trung vào trọng tâm và hãy đơn thuần thôi: Vâng, văn bản ko cần quá màu mè và hoành tráng. Chỉ cần gọn gàng, sạch sẽ và đơn thuần nhất với thể.

3/ Nhớ căn lề cho đúng chuẩn: Như bên trên mình đã với hướng dẫn đó, tỷ lệ vàng là 2 – 2 – 3 – 2 theo thứ tự trên – dưới – trái – phải nha những bạn. VÀ lề căn lề trái luôn là mặc định.

4/ ưa chuộng thật kỹ tới phần mở đầu và kết luận: Thông thường người ta sẽ đọc rất kỹ phần mở đầu, và phần kết thúc, còn phần nội dung ở giữa thì chỉ đọc lấy những thông tin chính thôi. Chính vì thế, bạn hãy viết thật kỹ càng 2 phần rất cần thiết này nhé.

Xem Thêm:  Hướng dẫn cách sử dụng tính năng Field trong Word

5/ Giãn dòng hợp lý: Việc giãn dòng hợp lý sẽ giúp văn bản của bạn trông thoáng hơn. Nhìn đỡ nhức mắt hơn…

6/ Hãy chia nhỏ từng đoạn văn bản: Như mình viết blog vậy, bạn ko nên viết ngay tắp lự tù tì một khổ thật dài như điếu văn, nhìn đã chả muốn đọc rồi. Người tiêu dùng với thói quen đọc lướt nên bạn hãy chia ra làm nhiều đoạn nhỏ nhé.

7/ ưa chuộng đặt tiêu đề cho mỗi phần: Phần này cũng khá rất cần thiết, nó dẫn dắt người đọc và giúp cho người đọc với tầm nhìn tổng thể hơn.

8/ nhắm lỗi chính tả: Một văn bản giỏi thì tuyệt đối ko để sai lỗi chính tả nha những bạn. Chính vì thế hãy rà  soát thật kỹ trước lúc quyết định in ấn hoặc gửi đi nhé. Một số bài viết với thể sẽ hữu ích cho bạn:

III. Lời kết

OK. Trên đây là những bước cơ bản nhất cần phải làm để bạn với thể soạn thảo được một văn bản theo đúng chuẩn văn bản hành chính. Bài viết sau mình sẽ hướng dẫn chi tiết cách trình bày một văn bản chứa những bảng biểu sao cho đẹp mắt, đúng chuẩn nhất.

Hi vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Chúc những bạn thành công !!!

Kiên Nguyễn – phanmemchuyennghiep.net

Note: Bài viết này hữu ích với bạn chứ? Đừng quên mô tả bài viết, like và chia sẻ cho bạn bè và người thân của bạn nhé !

Related Posts

Leave a Comment