Hướng dẫn tạo truy vấn cho dữ liệu được chỉ định

by admin

3/18/2020


Share on Facebook


Share on Facebook

Tổng quan

Sử dụng Trình hướng dẫn Truy vấn để tạo truy vấn sắm

Tạo truy vấn bằng cách làm việc trong dạng xem Thiết kế

Tạo truy vấn sắm trong ứng dụng web Access

 

 

 

Tổng quan

lúc muốn sử dụng dữ liệu, hiếm lúc bạn muốn sử dụng tất cả dữ liệu từ một bảng. Ví dụ: lúc bạn muốn sử dụng dữ liệu từ bảng Liên hệ, bạn thường muốn xem một bản ghi cụ thể hoặc với thể chỉ xem số điện thoại. Thông thường bạn muốn kết hợp dữ liệu từ nhiều bảng, chẳng hạn như kết hợp thông tin Khách hàng với thông tin Đơn hàng. Để sắm dữ liệu bạn muốn sử dụng, hãy sử dụng truy vấn sắm.

Truy vấn sắm là mục tiêu cơ sở dữ liệu hiển thị thông tin trong Dạng xem Datasheet. Truy vấn ko lưu trữ dữ liệu mà hiển thị dữ liệu được lưu trữ trong bảng. Truy vấn với thể hiển thị dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng, từ những truy vấn khác hay kết hợp cả hai.

thuận tiện của việc sử dụng truy vấn

Truy vấn cho phép bạn:

  • Chỉ xem dữ liệu từ những trường bạn muốn xem. Truy vấn là một cách tiện lợi để lưu lựa sắm những trường.

Lưu ý: Truy vấn chỉ trỏ tới dữ liệu, ko lưu trữ dữ liệu. lúc lưu truy vấn, bạn sẽ ko lưu bản sao của dữ liệu.

  • Kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn dữ liệu. Bảng thường chỉ hiển thị dữ liệu mà bảng lưu trữ. Với truy vấn, bạn với thể lựa sắm trường từ nhiều nguồn, cũng như chỉ định cách kết hợp thông tin.
  • Sử dụng biểu thức. Ví dụ: bạn với thể sử dụng hàm Date hay sử dụng hàm Format cùng với một trường để kiểm soát cách dữ liệu từ trường đó được định dạng trong kết quả truy vấn.
  • Xem những bản ghi hoàn thành tiêu chí bạn chỉ định. lúc mở bảng, bạn sẽ thấy tất cả những bản ghi. Truy vấn là một cách tiện lợi để lưu lựa sắm những bản ghi.

những bước cơ bản để tạo truy vấn sắm

Bạn với thể tạo truy vấn sắm bằng cách sử dụng Trình hướng dẫn Truy vấn hoặc bằng cách làm việc trong dạng xem Design. Một số phần tử thiết kế ko sẵn sử dụng lúc bạn sử dụng trình hướng dẫn nhưng bạn với thể thêm những phần tử này sau bằng cách sử dụng dạng xem Design. Mặc dù hai phương pháp này với phần khác lạ nhưng những bước cơ bản tất cả là giống nhau:

  1. sắm bảng hoặc truy vấn mà bạn muốn sử dụng làm nguồn dữ liệu.
  2. Chỉ định những trường mà bạn muốn đưa vào từ những nguồn dữ liệu.
  3. Bạn với thể chỉ định tùy sắm những tiêu chí để giới hạn số bản ghi mà truy vấn trả về.

Sau lúc đã tạo truy vấn sắm, hãy chạy truy vấn đó để xem kết quả. Để chạy truy vấn sắm, hãy mở truy vấn đó trong dạng xem Datasheet. Nếu lưu truy vấn, bạn với thể sử dụng lại truy vấn đó bất cứ lúc nào bạn cần, ví dụ: sử dụng làm nguồn dữ liệu cho biểu mẫu, báo cáo hoặc một truy vấn khác.

 

 

 

Sử dụng Trình hướng dẫn Truy vấn để tạo truy vấn sắm

Bạn với thể sử dụng Trình hướng dẫn Truy vấn để tự động tạo truy vấn sắm. lúc sử dụng trình hướng dẫn, bạn sẽ với ít quyền kiểm soát hơn đối với những chi tiết của thiết kế truy vấn nhưng vận tốc tạo truy vấn thường sẽ nhanh hơn so với lúc bạn ko sử dụng trình hướng dẫn. Hơn nữa, trình hướng dẫn với thể nhận biết một số lỗi thiết kế đơn thuần và nhắc bạn thực hiện một hành động khác.

Trước lúc bạn bắt đầu

Nếu bạn sử dụng trường từ những nguồn dữ liệu ko liên quan tới nhau, Trình hướng dẫn Truy vấn sẽ hỏi xem bạn với muốn tạo mối quan hệ – relationships hay ko. Trình hướng dẫn sẽ mở Relationships window cho bạn nhưng bạn phải khởi động lại trình hướng dẫn nếu chỉnh sửa bất kỳ mối quan hệ nào. Do đó, trước lúc chạy trình hướng dẫn, hãy để ý tạo mọi mối quan hệ cần cho truy vấn của bạn.

Để biết thêm thông tin về cách tạo mối quan hệ bảng, hãy xem bài viết Tổng quan về mối quan hệ bảng.

Sử dụng Trình hướng dẫn Truy vấn

  1. Trên tab Create, trong nhóm Queries, bấm vào Query Wizard

image 20200318114835 1

  1. Trong hộp thoại New Query, bấm vào Simple Query Wizard, rồi bấm vào OK.
  2. Tiếp theo, hãy thêm những trường. Bạn với thể thêm tối đa 255 trường từ tối đa 32 bảng hoặc truy vấn.

Đối với mỗi trường, hãy thực hiện hai bước sau:

    1. Bên dưới Tables/Queries, bấm vào bảng hoặc truy vấn với chứa trường.
    2. Bên dưới Available Fields, bấm đúp vào trường để thêm trường đó vào danh sách Selected Fields. Nếu muốn thêm tất cả những trường vào truy vấn, hãy bấm vào nút với hai mũi tên bên phải (>>).
    3. lúc đã thêm tất cả những trường mà mình muốn, hãy bấm vào Next.

image 20200318114835 2

  1. Nếu bạn ko thêm bất kỳ trường số nào (trường với chứa dữ liệu số), hãy chuyển thẳng tới bước 9. Nếu bạn thêm bất kỳ trường số nào, trình hướng dẫn sẽ hỏi xem bạn muốn truy vấn trả về chi tiết hay dữ liệu tóm tắt.

Thực hiện một trong những thao tác sau:

    1. Nếu bạn muốn xem những bản ghi riêng lẻ, hãy bấm vào Detail, rồi bấm vào Next. Chuyển thẳng tới bước 9.
    2. Nếu bạn muốn xem dữ liệu số tóm tắt, chẳng hạn như những giá trị trung bình, hãy bấm vào Summary, rồi bấm vào Summary Options.

image 20200318114835 3

  1. Trong hộp thoại Summary Options, hãy chỉ định những trường bạn muốn tóm tắt cũng như cách tóm tắt dữ liệu. Chỉ những trường số được liệt kê.

Đối với mỗi trường số, hãy sắm một trong những hàm sau đây:

    1. Sum    Truy vấn trả về tổng của tất cả những giá trị thuộc trường.
    2. Avg    Truy vấn trả về giá trị trung bình của những giá trị thuộc trường.
    3. Min    Truy vấn trả về giá trị nhỏ nhất của trường.
    4. Max    Truy vấn trả về giá trị lớn nhất của trường.

image 20200318114835 4

  1. Nếu bạn muốn kết quả truy vấn bao gồm cả số lượng bản ghi trong nguồn dữ liệu, hãy sắm hộp kiểm Count records in data source name thích hợp.
  2. Bấm OK để đóng hộp thoại Summary Options.
  3. Nếu bạn ko thêm trường ngày/giờ vào truy vấn, hãy chuyển thẳng tới bước 9. Nếu bạn với thêm trường ngày-giờ vào truy vấn, Trình hướng dẫn Truy vấn sẽ hỏi cách bạn muốn nhóm những giá trị ngày. Ví dụ: giả sử bạn thêm một trường số (“Giá_cả”) và một trường ngày/giờ (“Thời_gian_Giao_dịch”) vào truy vấn, rồi chỉ định trong hộp thoại Tùy sắm Tóm tắt rằng bạn muốn xem giá trị trung bình của trường số “Giá_cả”. Vì đã đưa trường ngày/giờ vào nên bạn với thể tính toán giá trị tóm tắt cho từng giá trị ngày/giờ duy nhất, cho mỗi ngày, mỗi tháng, mỗi quý hay mỗi năm.

image 20200318114835 5

sắm khoảng thời gian bạn muốn sử dụng để nhóm những giá trị ngày/giờ, rồi bấm vào Next.

Lưu ý: Trong dạng xem Thiết kế (Design view), bạn với thể sử dụng một biểu thức để nhóm theo bất kỳ khoảng thời gian nào bạn muốn nhưng trình hướng dẫn sẽ chỉ cung cấp những lựa sắm trên.

  1. Ở trang cuối của trình hướng dẫn, hãy đặt tiêu đề cho truy vấn, chỉ định xem bạn muốn mở hay sửa đổi truy vấn, rồi bấm vào Hoàn tất.

Nếu bạn sắm mở truy vấn, truy vấn sẽ hiển thị những dữ liệu đã sắm trong dạng xem Biểu dữ liệu – Datasheet view. Nếu bạn sắm sửa đổi truy vấn, truy vấn sẽ mở trong dạng xem Thiết kế – Design view.

 

 

 

Tạo truy vấn bằng cách làm việc trong dạng xem Thiết kế – Design View

Bạn với thể sử dụng dạng xem Thiết kế để tạo truy vấn sắm theo cách thủ công. lúc sử dụng dạng xem Thiết kế, bạn với nhiều quyền kiểm soát hơn đối với những chi tiết của thiết kế truy vấn nhưng sẽ dễ mắc lỗi thiết kế hơn, đồng thời với thể mất nhiều thời gian hơn so với lúc sử dụng trình hướng dẫn.

Tạo truy vấn

Bước một: Thêm nguồn dữ liệu

Bước 2: Nối những nguồn dữ liệu với liên quan

Bước 3: Thêm trường đầu ra

Bước 4: Chỉ định tiêu chí

Bước 5: Tóm tắt dữ liệu

Bước 6: Xem kết quả

 

 

 

Bước một: Thêm nguồn dữ liệu

lúc sử dụng dạng xem Thiết kế, vì bạn sử dụng hộp thoại Show Table để thêm nguồn dữ liệu nên bạn sẽ thêm nguồn dữ liệu và trường trong những bước riêng biệt. Tuy nhiên, thời gian sau bạn luôn với thể thêm nhiều nguồn dữ liệu hơn, nếu muốn.

  1. Trên tab Create, trong nhóm Other, bấm vào Query Design

image 20200318114835 6

  1. Trong hộp thoại Show Table, trên những tab TablesQueries, or Both, bấm đúp vào từng nguồn dữ liệu mà bạn muốn sử dụng hoặc sắm từng nguồn dữ liệu rồi bấm vào Add.

image 20200318114835 7

  1. Đóng hộp thoại Show Table.

Kết nối tự động

lúc bạn thêm những nguồn dữ liệu, nếu giữa những nguồn đã với mối quan hệ xác định thì những mối quan hệ đó sẽ tự động được thêm vào truy vấn dưới dạng kết nối. Kết nối sẽ chỉ định cách kết hợp dữ liệu từ những nguồn với liên quan. Access cũng tự động tạo kết nối giữa hai bảng nếu hai bảng đó với những trường chứa kiểu dữ liệu tương thích và một trường là khóa chính.

với thể bạn sẽ muốn điều chỉnh những kết nối do Access tạo ra. Access xác định loại kết nối sẽ tạo dựa trên mối quan hệ mà kết nối đó đại diện. Nếu Access tạo kết nối nhưng ko với mối quan hệ xác định thì Access sẽ tạo một nối trong.

Nếu Access tự động tạo kết nối chính xác lúc bạn thêm nguồn dữ liệu, bạn với thể chuyển thẳng tới Bước 3: Thêm trường đầu ra.

Sử dụng một nguồn dữ liệu nhiều lần

Trong một số trường hợp, bạn muốn nối hai bản sao của cùng một bảng hay truy vấn, được gọi là tự nối, kết hợp những bản ghi từ cùng một bảng lúc với những giá trị trùng khớp trong những trường đã nối. Ví dụ: giả sử bạn với một bảng Nhân viên, trong đó trường Báo_cáo_Cho trong bản ghi của mỗi nhân viên hiển thị ID của người quản lý nhân viên đó thay vì hiển thị tên. Bạn với thể sử dụng tính năng tự nối để hiển thị tên của người quản lý trong bản ghi của từng nhân viên, thay vì hiển thị ID.

lúc bạn thêm một nguồn dữ liệu tới lần thứ hai, Access sẽ gắn thêm _1 vào tên của phiên bản thứ hai. Ví dụ: nếu bạn thêm bảng Nhân viên hai lần thì phiên bản thứ hai sẽ được đặt tên là Nhân viên_1.

 

 

 

Bước 2: Nối những nguồn dữ liệu với liên quan

Nếu những nguồn dữ liệu bạn thêm vào truy vấn đã với sẵn mối quan hệ thì Access sẽ tự động tạo kết nối trong cho từng mối quan hệ. Nếu tính toàn vẹn tham chiếu là phải, Access cũng sẽ hiển thị “một” phía trên đường nối để cho biết bảng nào đang ở phía “một” của quan hệ một – nhiều, đồng thời hiển thị biểu tượng vô cực () để cho biết bảng nào đang ở phía “nhiều”.

Nếu bạn thêm những truy vấn vào truy vấn của mình và chưa tạo mối quan hệ giữa những truy vấn đó thì Access sẽ ko tự động tạo kết nối giữa những truy vấn đó hay giữa những truy vấn và bảng ko liên quan. Nếu Access ko tạo kết nối lúc bạn thêm nguồn dữ liệu, thường thì bạn nên tự thêm. những nguồn dữ liệu ko được nối với bất kỳ nguồn dữ liệu nào khác với thể gây vấn đề về kết quả truy vấn.

Cũng với thể bạn sẽ muốn thay đổi loại kết nối từ nối trong thành nối ngoài, để truy vấn của bạn chứa nhiều bản ghi hơn.

Thêm kết nối

  • Để thêm kết nối, hãy kéo trường từ một nguồn dữ liệu sang trường tương ứng trên một nguồn dữ liệu khác.

Access sẽ hiển thị một đường thẳng giữa hai trường để cho biết kết nối đã được tạo.

image 20200318114835 8

Thay đổi kết nối

  1. Bấm đúp vào kết nối mà bạn muốn thay đổi.

Hộp thoại Join Properties sẽ xuất hiện.

image 20200318114835 9

  1. Trong hộp thoại Join Properties, hãy xem lại ba tùy sắm.
  2. Bấm vào tùy sắm bạn muốn sử dụng, rồi bấm OK.

Sau lúc những kết nối đã sẵn sàng, hãy thêm những trường đầu ra — trường chứa dữ liệu mà bạn muốn với trong kết quả truy vấn.

 

 

 

Bước 3: Thêm trường đầu ra

Bạn với thể dễ dàng thêm trường từ bất kỳ nguồn dữ liệu nào bạn đã thêm ở bước một.

  • Để thêm trường, hãy kéo trường từ nguồn dữ liệu ở ngăn phía trên của cửa sổ thiết kế truy vấn xuống hàng Field của lưới thiết kế, ở ngăn dưới cùng của cửa sổ thiết kế truy vấn.

lúc bạn thêm trường bằng cách này, Access sẽ tự động điền vào hàng Field của lưới thiết kế để phản ánh nguồn dữ liệu của trường.

Mẹo: Nếu bạn muốn nhanh chóng thêm tất cả những trường vào hàng Trường ở phía dưới lưới thiết kế truy vấn, hãy bấm đúp vào tên truy vấn hoặc bảng từ ngăn bên trên để tô sáng tất cả những trường trong nguồn đó, rồi kéo cùng lúc tất cả những trường xuống lưới thiết kế.

Sử dụng biểu thức làm trường đầu ra

Nếu bạn muốn thực hiện tính toán hay sử dụng hàm để tạo đầu ra của truy vấn, bạn với thể sử dụng biểu thức làm trường đầu ra. Biểu thức với thể sử dụng dữ liệu từ bất kỳ nguồn dữ liệu truy vấn nào, cũng như từ những hàm, chẳng hạn như hàm Format hay InStr, đồng thời với thể chứa hằng số và toán tử số học.

  1. Trong một cột trống của lưới thiết kế truy vấn, bấm chuột phải vào hàng Field, rồi bấm vào Zoom trên menu lối tắt.
  2. Trong hộp Zoom, nhập hoặc dán biểu thức của bạn. Hãy bắt đầu biểu thức bằng tên mà bạn muốn sử dụng cho đầu ra của biểu thức, theo sau tên đó là dấu hai chấm. Ví dụ: nếu bạn muốn biểu thức được gắn nhãn là “Cập nhật sắp nhất”, hãy bắt đầu biểu thức bằng Cập nhật sắp nhất:.

Lưu ý: Bạn với thể làm được rất nhiều việc bằng cách sử dụng biểu thức. Phạm vi bài viết này sẽ ko đi sâu giải thích về biểu thức. Để biết thêm thông tin về cách tạo biểu thức, xem bài viết Dựng biểu thức.

 

 

 

Bước 4: Chỉ định tiêu chí

Đây là bước tùy sắm.

Bạn sử dụng tiêu chí để giới hạn số bản ghi mà truy vấn của bạn trả về, trên cơ sở những giá trị trường với hoàn thành tiêu chí bạn chỉ định hay ko.

Chỉ định tiêu chí cho trường đầu ra

  1. Tại lưới thiết kế truy vấn, trong hàng Criteria của trường với những giá trị bạn muốn giới hạn, nhập biểu thức mà những giá trị trường phải hoàn thành để được đưa vào kết quả của bạn. Ví dụ: nếu bạn muốn giới hạn một truy vấn sao cho chỉ với những bản ghi với giá trị trường Thành phố là Las Vegas, hãy nhập Las Vegas vào hàng Criteria bên dưới trường đó.

Để tham khảo nhiều ví dụ về tiêu chí truy vấn cho những kiểu dữ liệu khác nhau, hãy xem bài viết Ví dụ về tiêu chí truy vấn.

  1. Chỉ định tiêu chí thay thế bất kỳ trong hàng Or, bên dưới hàng Criteria.

Nếu bạn chỉ định tiêu chí thay thế thì giá trị trường với thể hoàn thành bất kỳ tiêu chí nào trong những tiêu chí được liệt kê để được đưa vào kết quả truy vấn.

Tiêu chí với nhiều trường

Bạn với thể sử dụng tiêu chí với nhiều trường. lúc đó, tất cả những tiêu chí trong hàng Criteria hoặc hàng Or đã cho đều phải được hoàn thành thì bản ghi mới được đưa vào.

Chỉ định tiêu chí bằng cách sử dụng trường mà bạn ko muốn xuất

Bạn với thể thêm trường vào thiết kế truy vấn và ko đưa dữ liệu của trường vào đầu ra của truy vấn. Bạn thực hiện điều này lúc muốn sử dụng những giá trị của trường để giới hạn kết quả truy vấn nhưng ko muốn xem những giá trị trường đó.

  1. Thêm trường vào lưới thiết kế.
  2. Bỏ sắm hộp kiểm trong hàng Show cho trường đó.
  3. Chỉ định tiêu chí tương đương với trường đầu ra.

 

 

 

Bước 5: Tóm tắt dữ liệu

Đây là bước tùy sắm.

với thể bạn sẽ muốn tóm tắt dữ liệu, vượt trội là lúc dữ liệu của bạn là dữ liệu số. Ví dụ: với thể bạn muốn xem giá trung bình hoặc tổng doanh thu.

Để tóm tắt dữ liệu trong truy vấn, hãy sử dụng hàng Total. Theo mặc định, hàng Total ko được hiển thị trong dạng xem Thiết kế.

  1. Với truy vấn mở trong dạng xem Thiết kế, trên tab Design, trong nhóm Hiển thị/Ẩn, hãy bấm vào Totals.

Access sẽ hiển thị hàng Total trong lưới thiết kế truy vấn.

  1. Đối với mỗi trường mà bạn muốn tóm tắt, hãy sắm hàm bạn muốn sử dụng từ danh sách trong hàng Total. những hàm sẵn sử dụng tùy thuộc vào kiểu dữ liệu của trường.

Để tìm hiểu thêm về chức năng của hàng Tổng trong truy vấn, hãy xem bài viết Tính tổng hoặc đếm những giá trị trên biểu dữ liệu bằng hàng Total.

Bước 6: Xem kết quả

Để xem kết quả truy vấn, trên tab Design, bấm vào Run. Access sẽ hiển thị kết quả truy vấn trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Để thực hiện thêm thay đổi đối với truy vấn, bấm vào Home > View > Design View để chuyển về dạng xem Thiết kế.

Hãy thay đổi những trường, biểu thức hoặc truy vấn và chạy lại truy vấn cho tới lúc truy vấn trả về dữ liệu bạn muốn.

 

 

 

Tạo truy vấn sắm trong ứng dụng web Access

Cách tạo truy vấn sắm trong ứng dụng web Access tương tự như trên máy tính, chỉ thêm một chút quá trình để làm cho kết quả truy vấn sẵn sử dụng trong trình duyệt.


rất cần thiết    Microsoft ko còn đề xuất tạo và sử dụng những ứng dụng web Access trong SharePoint. Thay vào đó, hãy cân nhắc tới việc sử dụng Microsoft PowerApps để xây dựng những giải pháp doanh nghiệp ko cần viết mã cho web và những thiết bị Mobile.

  1. Mở ứng dụng web trong Access.
  2. Bấm vào Home > Advanced Query.
  3. Trong hộp thoại Show Table, trên những tab TablesQueries, or Both, bấm đúp vào từng nguồn dữ liệu mà bạn muốn sử dụng hoặc sắm từng nguồn dữ liệu rồi bấm vào Add. Bấm vào Close lúc bạn hoàn tất.
  4. Kéo trường từ nguồn dữ liệu ở ngăn phía trên của cửa sổ thiết kế truy vấn xuống hàng Field của lưới thiết kế, ở ngăn dưới cùng của cửa sổ thiết kế truy vấn.

image 20200318114835 10

  1. Thêm bất kỳ tiêu chí nào vào những trường mà bạn muốn.
  2. Bấm chuột phải vào tab truy vấn, rồi bấm vào Save và đặt tên cho truy vấn.
  3. Để xem kết quả truy vấn, bấm chuột phải vào tab truy vấn, rồi bấm vào Datasheet View.

Để kết quả truy vấn sẵn sử dụng trong dạng xem trình duyệt, bạn cần thêm một dạng xem dựa trên truy vấn trong Table Selector. Để thêm một dạng xem mới vào chú thích bảng trong Table Selector, hãy hoàn tất những bước sau:

  1. Bấm vào tên chú thích bảng trong Bộ sắm Bảng ở ngăn bên trái, rồi bấm vào nút Add New View (dấu cùng).

image 20200318114835 11

  1. Trong hộp thoại Add New View , nhập tên cho dạng xem trong hộp View Name , sắm một View Type, sau đó sắm tên truy vấn trong hộp Record Source .

image 20200318114835 12

Mẹo: Nếu bạn sử dụng nhiều bảng trong một truy vấn, bạn với thể thêm vào bảng bất kỳ hoặc tất cả những bảng.

  1. Bấm vào Home > Launch App để mở dạng xem mới trong trình duyệt.
  2. Bấm vào tên bảng, rồi bấm vào tên dạng xem để thêm, sửa đổi hoặc xóa dữ liệu trong dạng xem này nếu truy vấn của bạn tư vấn những bản cập nhật.

 

Xem Thêm:  Cách mở khóa điện thoại Samsung lúc quên mật khẩu

Related Posts

Leave a Comment